Jaarrekening opstellen

Afhankelijk van de rechtsvorm die je voor je onderneming hebt gekozen, ben je verplicht om een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) te deponeren. Maar ook als je niet verplicht bent om een jaarrekening op te stellen, kan het in sommige gevallen toch handig zijn er een te hebben. In onderstaand overzicht hebben voor jou uiteengezet wat je moet weten over dit belangrijke document.

Wat is een jaarrekening?

De jaarrekening is het financiële eindverslag van je onderneming, waarin de financiële balans wordt opgemaakt. De jaarrekening moet aansluiten bij je bedrijfsadministratie (bonnen en facturen) en overeenkomen met de berekeningen van de Belastingdienst.

De meeste ondernemers besteden het opstellen van de jaarrekening uit aan een accountant of belastingadviseur, maar je kunt het ook zelf doen. Als je een grote onderneming hebt, ben je verplicht om je jaarrekening te laten goedkeuren door een belastingadviseur of een accountant.

Wat moet er in de jaarrekening staan?

Een jaarrekening bestaat uit drie delen. Namelijk:

Balans: een overzicht van jouw bezittingen, schulden en eigen vermogen op een bepaald moment.
Winst- en verliesrekening: een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van jouw onderneming in een jaar.
Toelichting: toelichting op de wijze waarop balans en winst- en verliesrekening zijn opgesteld en een vermelding van het aantal personen dat werkzaam is in de onderneming. De omvang van de toelichting is afhankelijk van de omvang van je bedrijf.

Voor wie is een jaarrekening verplicht?

Als je één van de volgende rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid hebt, ben je verplicht een jaarrekening te deponeren bij de KvK:

En voor zzp’ers?

Als zzp’er met een eenmanszaak ben je niet verplicht een jaarrekening te deponeren bij de KvK. Je dient echter wel aan het einde van het jaar een balans en winst- en verliesrekening op te stellen. Als je de boekhouding hebt uitbesteed aan een boekhouder of accountant, dan zal hij of zij dit voor je doen. Deze gegevens worden gebruikt voor de aangifte inkomstenbelasting.

Als je een hypotheek wilt afsluiten zal de bank wel vragen naar jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar. Ook bij het afsluiten van een lening wordt er vaak naar een jaarrekening gevraagd. In deze gevallen is het wel raadzaam een jaarrekening op te laten stellen.

Hoe deponeer je een jaarrekening?

Tot boekjaar 2016 mocht je de jaarrekening digitaal of per post deponeren bij de KvK. Sinds 2016 is het verplicht de jaarrekening digitaal te deponeren. De mogelijkheden waarop je de jaarrekening mag deponeren verschillen per bedrijfsklasse. Op de site van de Kamer van Koophandel lees je hier meer over.

Let op: als zzp’er ben je dus niet verplicht je jaarrekening te deponeren.

Wanneer moet je een jaarrekening deponeren?

Je dient je jaarrekening uiterlijk 8 dagen na vaststelling te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon.

Uiterlijk vijf maanden na afloop van een boekjaar moet het bestuur de jaarrekening hebben opgesteld en hebben voorgelegd aan de aandeelhouder. Behalve als er uitstel is aangevraagd en dit uitstel is goedgekeurd door de aandeelhouders.

Na de gebruikelijk termijn van 5 maanden hebben de aandeelhouders twee maanden de tijd om te jaarrekening vast te stellen.

Het te laat deponeren van de jaarrekening leidt tot boetes. En als je onderneming failliet gaat en de jaarrekening niet (op tijd) gedeponeerd is kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Er kan een onderzoek van de Belastingdienst worden ingesteld. De rechter kan de bestuurders strafrechtelijk veroordelen. Het is dus erg belangrijk dat de jaarrekening binnen de gestelde termijn gedeponeerd wordt.

Terug naar het overzicht