Hoe zit het met bewaarplicht?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. De Belastingdienst kan op een willekeurig moment je administratie opvragen ter controle. Je bent dan verplicht alle gegevens van de afgelopen 7 jaar ter inzage te geven.

Waar bestaat een volledige administratie uit?

Een administratie bestaat uit alle gegevens van de onderneming die zijn vastgelegd op papier of in digitale vorm.

Denk hierbij aan:

• Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)

• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek

• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen

• Tussentijds gemaakte controle berekeningen

• Bankrekeningen

• Afsprakenboeken en agenda’s

• Correspondentie

• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• Software en data

Zoals het laatste punt al aangeeft, gaat het dus ook om bestanden die zijn opgeslagen op usb-sticks, in de cloud, cd-roms en dvd’s.

Het is verstandig om ook de uren die jij en eventuele partner aan de onderneming besteden vast te leggen. De zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek zijn bijvoorbeeld afhankelijk van het aantal uren die je aan de onderneming besteedt.

Vanaf wanneer gaat de bewaarplicht in?

Dat is afhankelijk van de factuur, bonnetje of opdrachtovereenkomst. De Belastingdienst kijkt naar de actuele waarde van een document. Zolang het actueel is, hoort het bij de (jaar)administratie. Daarna gaat de bewaarplicht in.

Hoe bewaar ik mijn administratie?

In principe bewaar je de administratieve gegevens in de oorspronkelijke vorm. Op papier of digitaal. De Belastingdienst eist namelijk dat de oorspronkelijkheid en de inhoud van de gegevens juist zijn. Het is toegestaan administratieve gegevens te converteren. Hiermee wordt bedoeld: het overzetten van de administratie, bijvoorbeeld van papier naar digitaal. Er zijn aan deze handeling echter wel de volgende voorwaarden verbonden:

• Alle gegevens moeten worden overgezet

• De inhoud blijft hetzelfde en wordt dus correct overgezet

• De nieuwe drager van de gegevens moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn

• De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar zijn

• De Belastingdienst moet de gegevens binnen een redelijke tijd kunnen controleren

• De uitkomsten van de interne controle moeten bewaard zijn

Neem contract met de Belastingdienst voordat je de administratie gaat overzetten, zodat je er zeker van bent dat het geen problemen oplevert.

Uitzonderingen

Administratie met betrekking tot onroerende zaken moeten langer bewaard worden, namelijk 10 jaar. Dit heeft te maken met de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Voor andere zaken kun je met de Belastingdienst afspraken maken voor een eventuele kortere bewaartermijn. Zo kunnen er afspraken gemaakt worden over de vorm waarin de gegevens bewaard worden. Hoe lang je je administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij verschillende soorten gegevens van de administratie. De basisgegevens moet je in ieder geval 7 jaar bewaren. Dit zijn:

• Debiteuren- en crediteurenadministratie

• In- en verkoopadministratie

• Grootboek

• Voorraadadministratie

• Loonadministratie

Terug naar het overzicht