Hoe maak ik een goede factuur als zzp'er?

Waarschijnlijk ben je als ondernemer of zzp’er bekend met het maken van een factuur. Maar wist je ook dat er in Nederland wettelijke voorwaarden aan het opstellen van een correcte factuur zijn verbonden? In dit overzicht vind je alle punten waaraan je factuur moet voldoen.

1. Contactgegevens

Hiermee bedoelt de Belastingdienst jouw volledige naam en de volledige naam van je afnemer. Je vermeldt jouw juridische naam of de handelsnaam. Zorg ervoor dat het adres dat je op de factuur vermeldt altijd overeenkomt met het adres dat bij de KvK staat geregistreerd. Je vermeldt op de factuur ook het volledige adres van de onderneming van de afnemer. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.

2. Btw-nummer

Dit is het omzetbelastingnummer dat je van de Belastingdienst hebt gekregen. Het btw-nummer geeft aan dat je omzetbelasting moet rekenen over de door jou uitgevoerde werkzaamheden.

3. KvK-nummer

Als je een bedrijf start, ben je verplicht je in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Na inschrijving krijg je een KvK-nummer. Dit KvK nummer moet je op elke factuur en andere correspondentie met je opdrachtgevers en klanten vermelden.

4. Datum en betalingstermijn

Je vermeldt op de factuur altijd de datum waarop je de factuur verstuurt of uitreikt. Ook vermeld je de uiterste betaaldatum. Een gangbare betalingstermijn is 30 dagen. Dit is ook de betalingstermijn dat automatisch wordt gehanteerd als je geen betalingstermijn op je factuur vermeldt. Als er sprake is van een vooruitbetaling moet dit uiteraard ook op de factuur vermeld worden (het bedrag en de datum van vooruitbetaling).

5. Een uniek volgnummer

Je geeft elk factuur een eigen en uniek factuurnummer. Het is aan jou hoe je deze verplichte nummering ordent. Je kunt het beste een logisch systeem invoeren. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van jaar en maand (201603001). Let op dat de factuurnummers op elkaar aansluiten. Je mag van de Belastingdienst dus niet factuurnummers 001 002 en dan 004 hebben. De Belastingdienst gaat dan vragen waar factuur 003 is gebleven. 

6. Omschrijving levering/dienst

Beschrijf en specificeer in ieder geval het aantal uren dat je in rekening brengt. Kom je uit op meer uren dan dat je aanvankelijk had afgesproken? Informeer je opdrachtgever hier dan vooraf over, zodat je opdrachtgever niet onaangenaam verrast wordt door je factuur. Dit kan tot vervelende conflicten leiden.

7. Aantal geleverde goederen en diensten

Vermeld het aantal geleverde goederen en diensten bij de specificatie van de levering/dienst.

8. Het btw-bedrag en het btw-tarief

Vermeld altijd het btw-tarief dat je in rekening brengt samen met het btw-bedrag.

Tips

1. Digitaal factureren

Digitaal factureren bespaart je tijd en geld. Vanzelfsprekend moeten elektronische facturen aan dezelfde voorwaarden voldoen als facturen per post. Verstuur je digitale facturen eenvoudig via e-mail, het liefst als pdf-bestand. De ontvanger kan de bedragen dan niet veranderen (in Word of Excel is dit wel mogelijk). Wil je het jezelf makkelijk maken, gebruik factuur- of boekhoudsoftware. 

2. Rekeningnummer

Het vermelden van je zakelijk rekeningnummer is niet verplicht, maar het heeft wel voordelen. Het is servicegericht en je afnemer/opdrachtgever heeft direct alle benodigde gegevens om te betalen, waardoor de kans dat hij/zij snel betaalt groter is.

Terug naar het overzicht