Hoe zet ik zelf een administratie op?

Je hebt de keuze om zelf je boekhouding te doen of dit uit te besteden aan een professional. Ook kun je kiezen voor een online boekhoudprogramma waarmee je je administratie efficiënt en overzichtelijk bijhoudt. Welke keuze je ook hebt gemaakt, als ondernemer is het eigenlijk wel een vereiste om over een basiskennis boekhouden te beschikken. Je bent zelf verantwoordelijk voor de financiële status van je onderneming. Wij leggen je kort uit hoe je zelf een administratie opzet.

Vanaf het eerste moment

Ja, echt waar. Vanaf het allereerste moment moet je beginnen met het bijhouden en het inzichtelijk maken van je financiële situatie. En met het allereerste moment bedoelen we niet de dag dat je onderneming officieel start, maar ook de voorbereidende fase. Die voorbereidende fase is juist belangrijk, omdat je in deze periode waarschijnlijk investeert in bedrijfsmiddelen. Later wil je deze kosten fiscaal aftrekken en om dat te kunnen doen, heb je de gegevens nodig. Dat betekent dat je alle bonnetjes en facturen moet bewaren. Al voordat je officieel met je onderneming start.

De Belastingdienst

De gegevens uit je administratie zijn de basis van je belastingaangiften. Onder deze gegevens vallen:

• Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)

• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek

• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen

• Tussentijds gemaakte controle berekeningen

• Loonadministratie

• Grootboek

• Bankrekeningen en bankafschriften

• Afsprakenboeken en agenda’s

• Correspondentie

• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• Software en data

Als je administratie niet volledig is, kan dat vervelende consequenties voor je hebben. De Belastingdienst moet namelijk je administratie binnen een redelijke termijn kunnen inzien en controleren. Als dit niet kan, omdat je administratie niet op orde is of je je gegevens niet lang genoeg bewaard hebt, loop je het risico op hoge boetes.

De eerste stap

Wij raden je, net als een boekhouder zou doen, aan om een zakelijke rekening te openen. Dit ben je niet verplicht. Maar een overzichtelijke administratie begint met gescheiden rekeningen. Nadat je bent ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) ontvang je van de Belastingdienst een btw-nummer.

Er zijn voor ondernemers verschillende fiscale voordelen te behalen. Om in aanmerking te komen voor deze fiscale voordelen moet je wel voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst. Daar voldoe je aan als je aan deze twee voorwaarden voldoet:

• Je besteedt minstens 1.225 uren aan je onderneming(en).

• Je moet meer tijd besteden aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden (bijvoorbeeld in loondienst). Was je in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer? Dan hoeft je niet te voldoen aan deze voorwaarde.

Uit je administratie moet blijken dat je aan dit urencriterium voldoet. Dit doe je door consequent je uren bij te houden (schriftelijk of digitaal) en je uren te specificeren.

Nauwkeurigheid

Het voeren van een correcte administratie vereist een hoge mate van nauwkeurigheid. Je hebt een bewaarplicht en om het overzichtelijk te houden moet je zorgvuldig en consequent te werk gaan. Orden alles op categorie en werk je administratie bij voorkeur tweewekelijks bij. Categorieën waar je aan moet denken:

• Inkomende facturen

• Uitgaande facturen

• Urenregistratie

• Bonnetjes

• Fiscale documenten (je aangiftes)

• Contracten en andere juridische documenten

• Uitgaande offertes, dit is niet nodig voor je administratie, maar zo weet je of er nog offertes zijn die je hebt uitgezet en waar nog niet op is gereageerd. Door dit bij te houden, weet je wanneer het tijd is weer eens contact op te nemen met de aanvrager, om zo te peilen of er al naar je offerte is gekeken.

Tip: met online boekhoudprogramma’s maak je het zelf boekhouden eenvoudiger. Een boekhoudprogramma heeft geavanceerde (en tegelijkertijd gebruiksvriendelijke) modules om je opbrengsten en kosten te scheiden. Zo kun je snel en efficiënt aan de slag met je boekhouding. 

Terug naar het overzicht