In de reeks Regels voor zzp’ers behandelen we elke keer een bepaald onderdeel van de regelgeving voor (startende) ondernemers, zzp’ers en freelancers. We geven je informatie en tips, deze keer over de start van een bedrijf.

1. Inschrijven bij KvK

Vanaf het moment dat je hebt besloten om een bedrijf te beginnen, moet je gaan denken aan de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Je bent verplicht om je onderneming in te schrijven bij de KvK. Dit moet je uiterlijk een week nadat je gestart bent gedaan hebben. Je schrijft je in door een afspraak te maken bij een KvK-kantoor en vervolgens langs te gaan.

2. Administratie

Je bent verplicht vanaf het eerste moment een administratie bij te houden. Als je slim bent doe je dit in bijvoorbeeld een Excel-bestand, of een (online) boekhoudprogramma. Je bent echter niet verplicht om dit op deze manier je boekhouding te doen. Je mag ook met de hand op papier een administratie bijhouden, als deze maar klopt en volledig is. Maar handig is dat natuurlijk niet.

Zoals gezegd moet je administratie volledig zijn. De Belastingdienst moet deze kunnen inzien en controleren. Kan dit niet, dan loop je risico op hoge boetes.

Bewaarplicht

Je administratie moet 7 jaar bewaard worden. Alle gegevens van 2016 moeten dus tot en met 2023 beschikbaar zijn voor de Belastingdienst. Zorg dus dat je je administratie goed archiveert. Het liefst zowel geprint in mappen, als digitaal (op een harde schijf).

3. Starten vanuit uitkering

Start je je bedrijf vanuit een uitkering? Dan gelden er verschillende regels.

Starten vanuit de WW

Als je vanuit een WW-uitkering start met je bedrijf krijg je een half jaar (26 weken) 29% minder WW. In deze periode hoef je niet te solliciteren en mag je alle uren aan de start van je bedrijf besteden. Je bent wel verplicht om de training Zelfstandig ondernemen met een WW-uitkering te volgen. Na de startperiode van 26 weken moet je je uren bij gaan houden. De uren worden afgetrokken van je WW-uitkering. Als je genoeg uren werkt stopt je WW-uitkering helemaal. Je kunt er ook voor kiezen om geen WW-uitkering meer te ontvangen, dan hoef je geen urenverantwoording af te leggen aan het UWV.

Starten vanuit bijstand

Vanuit de bijstand krijg je één jaar de tijd om te starten met je bedrijf. Voor de kosten die je maakt tijdens deze voorbereiding krijg je een renteloze lening. Ook kijkt de gemeente of je bedrijf levensvatbaar is. Is de gemeente akkoord mag je als zelfstandig ondernemer aan de slag. Vanaf dat moment krijg je geen bijstand meer. Als het niet goed gaat met je bedrijf kun je in aanmerking komen voor een uitkering vanuit Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz). Via deze regeling wordt je inkomen aangevuld tot bijstandsniveau.

Starten vanuit arbeidsongeschiktheidsuitkering

Als je wilt starten vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering moet je aan een aantal regels voldoen. Je moet ingeschreven staan bij het UWV, je kunt (waarschijnlijk) langer dan een jaar niet werken door je beperking en je hebt voorzieningen nodig voor je werk. Daarnaast bekijkt het UWV of je bedrijf een kans van slagen heeft.

Lees ook het artikel Subsidies en regelingen voor startende ondernemers.

4. Regels bij rechtsvormen

Bij het starten van je bedrijf bepaal je ook onder welke rechtsvorm je gaat werken. Elke rechtsvorm heeft zijn eigen regels.

Eenmanszaak

Zoals bij punt 1 besproken moet je je bedrijf inschrijven bij het KvK, ook een eenmanszaak dus. Ook zijn er regels om te bepalen of de Belastingdienst je als ondernemer ziet:

• Maak je winst?
• Steek je tijd in je onderneming? Haal je het urencriterium?
• Neem je risico’s?
• Ben je zelfstandig, heb je meerdere opdrachtgevers? Of streef je hier in ieder geval naar?
• Maak je reclame, doe je aan acquisitie?

Lees meer over de regels voor zelfstandig ondernemers in het artikel Wanneer ben je ondernemer voor de Belastingdienst?

Bv

Een bv moet je via de notaris oprichten. De notaris stelt een akte op met statuten van je bedrijf en schrijft je in bij de KvK. Je moet minimaal € 0,01 als startkapitaal inbrengen. Ook moet je een jaarrekening opstellen en deponeren bij de KvK.

Vof

Ook de vof moet je inschrijven bij de KvK. Dit kun je zelf. Een vennootschapscontract is niet verplicht, maar wel verstandig om te doen. In zo’n contract zet je op papier wat elke vennoot inbrengt en hoe de winst, werk en aansprakelijkheid wordt gedeeld. Als je slim bent leg je dit contract vast via een notaris. Een vof stopt in principe automatisch als een van de vennoten overlijdt of zich terugtrekt. Je kunt in je vennootschapscontract opnemen dat de vof kan blijven doorgaan met een nieuwe vennoot.

5. Regels bedrijfsnaam

Je gaat je inschrijven en weet welke rechtsvorm je gaat gebruiken. Maar hoe zit het met de bedrijfsnaam? Ook die moet aan een aantal regels voldoen. Zo mag een bedrijfsnaam niet misleidend zijn. Je mag je je bakkerij dus niet Slagerij Thijssen noemen. Maar je bedrijf mag ook niet Thijssen en Zonen heten als je maar alleen bent. Ook mag er geen verwarring ontstaan met andere bedrijven. Zo mag je niet in hetzelfde dorp met dezelfde naam een restaurant openen. Maar als jij aan de andere kant van het land een restaurant met dezelfde naam wilt openen zal dat niet zo’n probleem zijn. Het is verder niet toegestaan om deze tekens !, #, (), ?, * te hebben in je bedrijfsnaam.

Kijk voor meer informatie over bedrijfsnamen in het artikel Jouw bedrijfsnaam verzinnen

6. Algemene voorwaarden

Denk ook goed na over je algemene voorwaarden. Je bent niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben, maar het is wel heel erg aan te raden. Deze voorwaarden moeten aan een aantal regels voldoen. Zo moet je een klant altijd duidelijk maken dat je algemene voorwaarden gebruikt, bijvoorbeeld door een klant een vinkje te laten aankruisen met Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden. Met een link naar deze voorwaarden natuurlijk.

Onredelijke bepalingen

Je mag geen onredelijke bepalingen in je algemene voorwaarden hebben. Zo mag je niet in je voorwaarden zetten dat je een klant doorstuurt naar de fabrikant bij klachten. Stel jij verkoopt merkkleding in je winkel. Als iemand met een blouse terugkomt, moet jij naar een passende oplossing zoeken. Je mag dus niet deze klant doorsturen naar de fabrikant van de blouse.

Speciale bepalingen webshop

Voor webshops gelden speciale regels voor de algemene voorwaarden. Je mag bijvoorbeeld niet opnemen dat jij niet verantwoordelijk bent voor niet-geleverde bestellingen. Tot het moment dat het product is bezorgd ben jij er verantwoordelijk voor. Ook mag je geen ongebruikelijk lange levertijden hanteren.

Volgende keer bespreken we belastingregels voor (startende) zzp’ers en freelancers.

Heb je vragen over bepaalde regelgeving? Stel ze in het forum!