Jij werkt waarschijnlijk met ICT. Je hebt een laptop, smartphone of tablet. Je gebruikt apps, social media en hebt misschien wel een website. Er zullen weinig zzp’ers zijn die helemaal geen ICT gebruiken. En je herinnert je vast nog wel dat een keer iets het niet deed. Dat je je bestanden kwijt was, of je computer stuk? Vervelend hè? Daarom nu 7 ICT-tips voor zzp’ers.

1. Maak back-ups

Ongeveer les 1 in de computercursus vroeger: Sla alles goed op. Je hebt vast wel eens een (Word)-bestandje verloren door verkeerd opslaan. Dit lijkt misschien een overbodige tip, maar we blijven erop hameren: maak back-ups. Koop een externe harde schijf en zet je bestanden (vooral je belangrijke natuurlijk) hierop. Bewaar deze op een veilige plek, laat het niet slingeren.

Back-up in de cloud

Maak ook een back-up in de cloud. Mocht je systeem crashen, je harde schijf kapot gaan of gestolen worden ben je al je bestanden kwijt. In de cloud is dit niet mogelijk.

2. Synchroniseer je apparaten

Het is sowieso verstandig om in de cloud te gaan werken. Schakel al je apparaten aan elkaar, zodat je altijd en overal bij je bestanden kunt. Synchroniseer je smartphone met je andere apparaten (laptop, tablet, pc enzovoorts). Zo blijf je inzicht houden in je gegevens, e-mail en documenten.

Ben je bij een klant, op kantoor of onderweg? Je hebt altijd toegang tot bijvoorbeeld je offertes, je boekhouding of je financieel overzicht.

3. Beveiligen

Beveilig je zakelijke informatie tegen virussen, spyware en malware. Gebruik een virusscan die niet alleen virussen opspoort en tegenhoudt, maar ook jouw gegevens beschermt. Je wil niet dat gevoelige informatie (zoals financiële data, creditcardgegevens of je klantenbestand) in handen komt van anderen. Vroeger had je aan een simpele virusscanner genoeg. Maar je moet tegenwoordig ook rekening houden met spy- en malware. Let hier dus op als je een (virus)scanner koopt of download.

Wachtwoorden

Een belangrijk onderdeel van de beveiliging van je systemen is je wachtwoord. Nog steeds blijkt dat heel veel mensen simpele wachtwoorden gebruiken als 123456, password of test. Terwijl je dan gewoon een groot risico neemt. Zorg gewoon voor een makkelijk te onthouden wachtwoord, van minstens 10 tekens lang (maar liever langer) én met cijfers en letters.

4. Onderhoud je soft- en hardware

Ik klik zelf ook regelmatig de updatemeldingen van mijn software weg. Maar op een gegeven moment wordt je computer daar erg traag van. Zorg dat je je software update. Je apparaten werken beter met geüpdatete systemen en ze zijn beter beschermd tegen virussen, spy- en malware. Bovendien worden bij updates foutjes van eerdere versies verbeterd.

Hardware onderhoud

Zorg dat ook je hardware in orde is. Hou je werkplekken stofvrij. Haal je batterij uit je laptop als je deze niet gebruikt, bijvoorbeeld als je de snoer van de laptop in het stopcontact hebt. Zorg dat je kabels niet door de war liggen, bind ze bij elkaar.

5. Overzicht en documentatie

Maak voor jezelf een overzichtje maakt waarin je verwerkt wanneer je moet updaten of apparaten moet vervangen. Zorg dat er geen wildgroei aan programma’s ontstaat.

Werk je met meerdere mensen aan dezelfde apparaten of bestanden? Zorg dan dat het duidelijk is wat wie allemaal gebruikt.

6. Laat het niet liggen

Zoals bij zoveel ‘randzaken’ van het ondernemerschap blijft de aandacht voor je ICT nog wel eens liggen. Zet heel kinderachtig in je agenda dat je elke maand even tijd neemt voor je ICT-processen. Maak elke maand een back-up én nadat je iets belangrijks hebt gedaan, zoals je administratie bijwerken.

Schoon je systemen elk jaar een keer op. Verwijder overbodige programma’s en software, zodat je computer minder snel traag wordt.

7. ‘Groeistrategie’

Denk ook aan je ICT als je nadenkt over de toekomst van je bedrijf. Kun je je processen op een of andere manier makkelijker maken? Bijvoorbeeld door te automatiseren? Blijf innoveren en neem ICT mee in je strategie.

Laat de ICT aansluiten op de rest van je bedrijf. Ga niet ICT gebruiken om maar geautomatiseerd bezig te zijn. Laat het een aanvulling zijn op je dagelijks werk.

Meer weten over ICT? Kijk in ons kenniscentrum of stel je vraag in het forum!