Btw terugvragen: hoe werkt dat?

Als ondernemer ben je verplicht om btw af te dragen, maar in veel gevallen is het ook mogelijk om btw terug te vragen. Als je voor je onderneming kosten maakt, investeert of inkopen doet, wordt hiervoor meestal btw in rekening gebracht. En omdat jij ondernemer bent kun je deze btw, die voorbelasting wordt genoemd, aftrekken van de btw die je verschuldigd bent over je omzet. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Omdat het voor veel startende ondernemers onduidelijk is waarover en hoe btw teruggevraagd kan worden, hebben wij de belangrijkste punten van btw-teruggave voor je op een rij gezet. 

Welke voorwaarden zijn er dan aan verbonden?

Allereerst mag je alleen btw terugvragen als je btw-plichtig bent. Daarnaast is het terugvorderen van btw alleen van toepassing op zakelijke kosten. Ook moet je over een de factuur beschikken die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Als je die niet hebt, of de bon/factuur niet aan de eisen van de Belastingdienst voldoet, kun je geen btw terugvragen. Controleer daarom altijd zelf of de factuur klopt en volledig is.

Uitzonderingen

Bij sommige leveringen hoeft de btw weer niet verplicht vermeld te worden. Denk hierbij aan een taxibon en het tanken van benzine. Wel moet de betaling traceerbaar zijn (bijvoorbeeld op je zakelijke rekening).

Hotelovernachtingen die gerelateerd zijn aan zakelijke redenen zijn aftrekbaar, maar zakelijke lunches en diners zijn altijd volledig voor eigen rekening voor de btw. Je mag de btw van lunches en diners dus niet terugvragen. Maar vergeet deze wel mee te nemen in de inkomstenbelasting. Ook relatiegeschenken zijn niet aftrekbaar, als degene die het geschenk krijgt deze niet kan aftrekken als hij het zelf zou kopen.

Hoe kan ik btw terugvragen?

Als ondernemer ben je btw-plichtig en doe je, als het goed is, periodiek aangifte voor de omzetbelasting. Je kunt het per maand doen, per kwartaal of per jaar. In deze aangifte geef je eerst de btw van de omzet op. Als je dit hebt gedaan bereken je de btw over de gemaakte kosten. Dit bedrag trek je af van het eerste bedrag (btw van de omzet). Na deze aftreksom blijft er meestal een bedrag over. Dat bedrag moet je terugbetalen aan de Belastingdienst. Maar het kan ook zo zijn, en dat komt zeker voor in de startfase, dat je meer kosten hebt gemaakt. Het terug te vragen bedrag is dan hoger dan btw van de omzet. Als dat zo is, krijg jij juist geld terug van de Belastingdienst.

Btw betaald in het buitenland. Wat nu?

Het kan zo zijn dat je btw hebt betaald in het buitenland, terwijl je in dat land geen btw-aangifte doet. Gelukkig kun je in Nederland de betaalde btw terugvragen, via de website van de Belastingdienst.

Wanneer is btw niet aftrekbaar?

Btw is niet aftrekbaar als het gaat om privéaankopen of privégebruik. Denk hierbij aan diensten of goederen die je ook privé gebruikt, zoals laptop, tablet, navigatiesysteem, maar ook een auto. Of goederen die je uit je bedrijf haalt en privé gaat gebruiken.

Kan ik btw terugvragen als ik zelf (gedeeltelijk) ben vrijgesteld van btw?

Als je zelf helemaal geen btw hoeft te betalen of maar een heel klein deel, dan kun je zelf ook geen btw terugvragen. Of je iets terug kunt vragen is dus helemaal afhankelijk van de mate waarin je door de Belastingdienst bent vrijgesteld van btw.

Terug naar het overzicht