Krijg je veel mails, is je inbox bomvol en kun je soms door alle mails die ene belangrijke mail niet vinden? Dan is het tijd om jouw inbox eens even flink op te schonen. In dit blog geven we je tips hoe jij jouw inbox netjes, schoon en overzichtelijk houdt. Want een geordende inbox, is orde en rust in je hoofd.

Start je dag met: je mail

Er zit veel tijd in mailen, de hele dag sta je in contact en je wilt zo snel mogelijk reageren op een nieuw mailtje. Kies kwaliteit boven kwantiteit en ben bewust van de tijd die je aan je mails besteedt. Start daarom je dag met je e-mail om te kijken of er belangrijke zaken binnen zijn gekomen. Plan vervolgens momenten in waarop je werkt in je mailbox. Bijvoorbeeld: in de ochtend, na de lunch en rond de klok van 16:00 uur. Probeer prioriteiten aan een mail te stellen. Kan een mail even wachten tot morgen of later in de week, behandel deze dan niet meteen. Misschien heb jouw inbox ook wel gesynchroniseerd met je telefoon of tablet, dan kun je gek worden van alle meldingen.
Tip: Zet deze meldingen uit (dit kun je doen bij instellingen). Op deze manier kun jij je focussen en wordt je niet de hele tijd afgeleid.

Snooze

We vertelde je net al iets over prioriteiten stellen. Hierdoor kan het zijn dat je een mail op een later moment wil oppakken. Een handige tool die je hiervoor kunt gebruiken is de Snooze tool. Deze werkt heel gemakkelijk in Gmail. Met de Snooze functie kies je een specifieke datum en tijd waarop je de mail die je later wilt behandelen opnieuw terug in je inbox krijgt. Het is een reminder aan jezelf, waardoor heb je meer ruimte in je hoofd hebt om over iets anders na te denken.

Dit kun je ook toepassen op mails waar je nog een antwoord op moet krijgen. Bijvoorbeeld bij een offerte of factuur. Na het versturen van de offerte of factuur, Snooze je deze (naar een zelf te bepalen tijd) om na die tijd te controleren of je een reminder moet sturen. Handigheidje voor jezelf.

Korter, nee nog korter, MAND

Wees duidelijk en kort in het schrijven van je mails. Kom snel to-the-point, stel niet te veel vragen en weet wat je van de ontvanger nodig hebt. Dit om veel heen-en-weer mailen te voorkomen. 
Let op: wees ook kort en duidelijk in de titel (onderwerp regel) van je mail. 

Bellen is sneller

Ja echt, bellen is altijd sneller. Ga je iemand mailen met complexe of meerdere vragen dan kun je verwachten dat het antwoord hierop langer duurt dan je eigenlijk zou willen. Wil je echt graag iets weten, bel dan iemand op, dan kun je het meteen vragen. Krijg je iemand niet te pakken, kun je naast het inspreken van de voicemail altijd een mail sturen. Is het wel gelukt je vraag telefonisch te bespreken, mail de belangrijkste notities door naar diegene die je aan de telefoon hebt gehad. Zo heb je altijd iets zwart op wit staan.

Gebruik templates

Werk makkelijker en sneller met je mail. Door templates te schrijven voor veel terug komende onderwerpen, hoef je niet telkens alles opnieuw te typen. Een voorbeeld: je hebt een offerte gestuurd en wacht op een bevestiging. Dan is het niet efficiënt om bij elke mail een nieuwe reactie te moeten schrijven. Kies daarom een template, pas de aanhef aan, verstuur de mail, Snooze deze als reminder naar jezelf en ga door naar je volgende mail. Efficiëntie ten top.

Voeg labels toe

Overzicht is key als je het ons vraagt. Zoals we in het begin al zeiden, orde zorgt voor rust. Werk daarom met labels. Op deze manier kun je je mails sorteren. Labels kun je een titel en kleur geven. Je kunt de kermis zo bont maken als je zelf wilt, maar houd het vooral simpel en herkenbaar. Werk bijvoorbeeld in pastel tinten, felle kleuren, of maak gebruik van cijfers of het alfabet om een volgorde aan te houden. Het is handig om je ongeopende mails naar een label te slepen. Op deze manier maak je automatisch een to-do lijstje voor jezelf. 

Spam, nutteloze nieuwsbrieven, weg er mee!

Je knippert een keer met je ogen en je mailbox is weer overvol. Ga daarom echt opruimen. Naast alle zakelijke mail zit er ook vaak troep tussen. Probeer allereerst je zakelijke en je privé mail van elkaar te scheiden. Al zul je op je zakelijke mail ook te maken hebben met nieuwsbrieven waar je eigenlijk niet op zit te wachten. Meld je daarom vandaag nog af voor niet-relevante nieuwsbrieven. Dit bespaart enorm veel rommel en ruis.
Tip: Maak een apart label aan speciaal voor nieuwsbrieven. Zo hoef je alleen maar naar de nieuwsbrieven te kijken als jij daar zin in hebt.

Er zijn diverse manieren om op te ruimen, te poetsen of te ordenen. Dit geldt natuurlijk ook voor het opruimen van je mailbox. Met deze tips hopen we je te inspireren zodat jezelf aan de slag kunt om wat meer orde in jouw mailbox te creëren. Uiteraard is elke werkwijze hierin anders en moet je vooral doen wat voor jou prettig voelt. Veel succes!