Kilometers registreren als zzp’er

Als (startende) zzp’er moet je veel regelen. Een van de belangrijkste dingen is een goede administratie. Een goeie kilometerregistratie hoort daar eigenlijk ook bij. In dit artikel leg ik uit waarom en hoe je je zakelijke kilometers registreert.

Waarom je kilometers registreren?

Als je voor je bedrijf kilometers maakt, dus als je een zakelijke rijder bent, heb je eigenlijk 2 keuzes: of je betaalt bijtelling of niet. Als je minder dan 500 privékilometers per jaar met je auto rijdt, wordt je auto als zakelijk vermogen gezien. Dit betekent dat je alle kosten, zoals onderhoud, reparatie en gebruik, mag aftrekken bij de belastingaangifte. Als je meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt moet je bijtelling betalen óf je houdt je zakelijke kilometers bij. Je kunt namelijk per zakelijke kilometer 19 cent opgeven als zakelijke kosten. Zie voor meer informatie het artikel: Auto zakelijk of privé?

Zakelijke kilometers bijhouden

Als je geen bijtelling hebt moet je je zakelijke kilometers bijhouden. Zo bewijs je aan de Belastingdienst dat je minder dan 500 privékilometers maakt, of hoeveel autokosten je als zakelijk mag zien. Je kunt, zoals ik net al aangaf, 19 cent per zakelijke kilometer als kosten opgeven.

Regels Belastingdienst voor kilometerregistratie

Je bent verplicht om de volgende zaken te vermelden in je rittenregistratie:

• het merk, type en kenteken van je auto
• als de auto niet van jou is, moet je ook vermelden in welke periode jij de auto gebruikt

Daarnaast moet je per rit het volgende aangeven:

• datum
• begin en eindstand van de kilometerteller
• adres van vertrek en aankomst
• of het een zakelijke of privérit is

‘Omrijkilometers’

Als je een rit hebt met zowel zakelijke als privékilometers, moet je dit ook aangeven. Als je bijvoorbeeld als je 5 kilometer omrijdt omdat je even boodschappen gaat doen. Dan moet je deze 5 'omrijkilometers' als privé zien. Deze kun je dus niet als zakelijke kilometers opgeven.

Hoe registreer je je kilometers?

Je weet nu waarom en wanneer je je zakelijke kilometers moet bijhouden. Maar hoe doe je dat? Er zijn een aantal manieren. Welke de beste is, hangt vooral af hoeveel zakelijke ritten je maakt en hoeveel tijd je wil besteden aan het bijhouden van de kilometers.

In Excel

Je kunt je zakelijke kilometers bijhouden in een Excel-bestand. Dit kan handig zijn als je je boekhouding ook al in Excel doet. Naast je kilometers kun je dan ook je uren en facturen in Excel bijhouden. Zeker als je niet al te veel zakelijke ritten per jaar maakt kun je dit prima zelf in Excel bijhouden.

Rittenregistratiesystemen

Je hebt daarnaast verschillende (online) apps en systemen waarmee je je ritten kunt bijhouden. Je hebt gratis versies, goedkope én dure pakketten. Deze systemen kunnen je wel veel tijd besparen, omdat je veel dingen dan niet meer zelf hoeft in te voeren. De datum, begin en eindstand en het aantal kilometers wordt automatisch berekend. Let wel goed op dat je zelf in bijvoorbeeld je agenda bijhoudt welke ritten zakelijk en welke privé waren. Je moet ook deze agenda aan de Belastingdienst tonen als je controle krijgt.