Maak jij deze boekhoudfouten? Wij geven de oplossing

De boekhouding. Waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid als zzp’er. Toch moet het gebeuren. Helaas worden er nog regelmatig fouten gemaakt in de administratie. Fouten die niet hadden gehoeven. En fouten die je geld kosten. Hoe voorkom je ze? We zetten de fouten op een rij én geven de oplossingen.

Fout 1: Belastingproblemen

Je moet iedere maand of kwartaal aangifte omzetbelasting doen. En elk jaar inkomstenbelasting. Veel ondernemers komen in de problemen, doordat ze onverwachts (veel) belasting of btw moeten betalen. Hou jij rekening met belastingen die je moet betalen?

Oplossing: Zet de btw die je ontvangt apart. Ontvangen btw is niet iets dat van jou is, maar moet uiteindelijk betaald worden aan de Belastingdienst. Reserveer bij elke factuur het btw-bedrag. Zet het weg, bijvoorbeeld op je spaarrekening. Reserveer daarnaast 20% voor de inkomstenbelasting, dan heb je waarschijnlijk nog geld over aan het eind van het jaar.

Wil je meer weten over btw? Bekijk dan deze video:

Fout 2: Slordige boekhouding

Hou jij je boekhouding goed bij? Weet jij hoe je bedrijf ervoor staat? Zeker ook als startende ondernemer ben je vaak met veel dingen tegelijk bezig. Je administratie bijhouden kan een tijdrovende klus zijn. Terwijl een goede administratie hebben, heel belangrijk is. Mocht je bedrijf failliet gaan, kun je aansprakelijk worden gesteld als je een slordige boekhouding hebt gevoerd. Zorg daarom dat je alles up-to-date hebt. Zo heb je altijd inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Maar hoe doe je dat?

Oplossing: Ga online boekhouden. Automatiseer je administratie. Koppel jouw zakelijke rekening aan je online boekhoudprogramma. Transacties vanuit je bank worden dan direct verwerkt. Als een klant bijvoorbeeld een factuur heeft betaald, zie je dit meteen terug in je administratie. Je hoeft de factuur dus niet handmatig in te voeren. Een online pakket hoeft helemaal niet duur te zijn. Voor starters is e-Boekhouden.nl zelfs de eerste 15 maanden gratis.

Wil je nog beter zicht hebben op je administratie? Gebruik dan een boekhoud-app. Dan heb je altijd overzicht van je financiële situatie via je smartphone of tablet. Heb je net een aankoop gedaan, of getankt? Maak een foto van het bonnetje en plaats deze direct in je boekhouding via de app. Dit scheelt je veel tijd en voorkomt fouten.

Fout 3: Facturatiefouten

Er worden veel fouten gemaakt bij de facturatie. Maak jij handmatig je facturen? Bijvoorbeeld in Word? Ook al check je de factuur meerdere keren, een foutje heb je zo gemaakt. Zo krijg je verkeerde facturen, dubbele facturen, met factuurnummers door elkaar of -nummers die niet oplopen. Of fouten in de inhoud van de factuur, zoals verkeerde tarieven of aantal uren. En het oplossen van deze factuurproblemen kan veel tijd kosten. 

Oplossing: Via boekhoud- en facturatieprogramma’s worden deze fouten voorkomen. Koppel je administratie aan je zakelijke rekening en je facturen worden automatisch verwerkt in de boekhouding. Nooit meer handmatig facturen invoeren dus. 

Fout 4: Te laat factureren of te vroeg betalen

Verstuur jij je facturen op tijd? Of laat je dit af en toe liggen? Dan krijg je dus ook niet op tijd betaald. Te late betalingen zijn een probleem voor veel zzp’ers.

En wanneer betaal jij jouw leveranciers of facturen? Betaal jij niet te vroeg? Jij wordt zelf toch ook niet te vroeg betaald? Als jij in de problemen komt, omdat je een factuur te vroeg betaalt, waarom doe je dat dan?

Oplossing: Factureer op tijd. Plan bijvoorbeeld iedere week een vast moment in om facturen te maken en te versturen. Zo zorg je dat je nooit te laat factureert. Als jouw klant vervolgens niet op tijd betaalt, neem dan zo snel mogelijk contact op. Laat het niet liggen. Je wilt toch je geld hebben? Ben niet te lief voor wanbetalers. Vraag ook rente als het te lang blijft liggen. Betaalt je klant na verschillende herinneringen nog niet? Maak dan gebruik van een boekhoudpakket dat samenwerkt met incassobureaus.

Fout 5: Fiscale regelingen niet gebruiken

Je hebt als zzp’er verschillende fiscale voordelen. Maar dan moet je er wel gebruik van maken. Weet jij welke aftrekposten en belastingregels allemaal bij jouw bedrijf van toepassing zijn? Alle belastingvoordelen bij elkaar besparen je geld.

Oplossing: Vraag advies aan accountant of boekhouder, of besteed je boekhouding uit. Maar let op: zeker als je nog klein of starter bent is een accountant niet altijd rendabel. Blijf daarom zelf op de hoogte van wetswijzigingen en belastingvoordelen. Op veel sites, social media en fora vind je informatie over deze zaken. Maak er gebruik van!

Fout 6: Zakelijk en privé door elkaar

Als je net start met je bedrijf is het nog goed te overzien wat privé en zakelijke kosten zijn. Maar als je onderneming groeit, wordt het steeds lastiger om overzicht te houden. Daardoor loop je misschien veel (belasting)voordeel mis. Als jij een zakelijke aankoop niet meerekent in de administratie van je bedrijf, vergeet je de btw terug te vragen en deze af te trekken van je winst bij de inkomstenbelasting. Zorg dus dat je zakelijk en privé gescheiden houdt.

Oplossing: Open bij het starten van je bedrijf meteen een zakelijke rekening. Hou alle privé-aankopen gescheiden van de zakelijke. Leg je zakelijke én privékilometers vast. Doe alle zakelijke aankopen via de rekening van je bedrijf. Zet je zakelijke rekening op je facturen, laat je niet betalen op je privérekening en doe geen privé-aankopen via de bedrijfsrekening.

Fout 7: Verkeerde btw- en belastingaangiftes

Ook jij begint vast wel eens te laat aan je belastingaangiftes. Het einde van de maand (of kwartaal) komt eraan en je hebt je btw-aangifte nog niet rond. Je maakt fouten en je loopt voordeel mis, of je moet meer belasting afdragen dan nodig. Als je te laat bent met je btw-aangifte loop je het risico op boetes van de Belastingdienst.

Oplossing: Zoals bij zoveel dingen: bereid je voor! Begin op tijd en maak tijd voor je administratie. Zorg dat boekhouding in orde is. Automatiseer je administratie, zodat je minder tijd voor boekhouden nodig hebt. Plan vaste tijden in de maand in om je administratie bij het werken, zodat je als je weer aangifte moet doen je administratie up-to-date is. Zorg daarnaast dat je zo gemakkelijk mogelijk btw-aangifte kunt doen. Bij e-Boekhouden.nl is de btw-aangifte geïntegreerd in het programma. Dat betekent dat je direct vanuit je boekhouding btw-aangifte doet. Is je boekhouding op orde, dan verstuur je met één druk op de knop je btw-aangifte naar de Belastingdienst. Handig toch?

Conclusie

De belangrijkste tips op een rijtje:

1. Reserveer geld voor de belastingaangiftes.
2. Zorg dat je boekhouding in orde en up-to-date is.
3. Automatiseer je boekhouding én je facturatie via een online programma.
4. Op tijd factureren en actie ondernemen bij te late of geen betaling.
5. Blijf op de hoogte van fiscale voordelen, of laat een accountant je ondersteunen.
6. Hou zakelijk en privé gescheiden.
7. Maak tijd voor je administratie, begin op tijd aan je belastingaangiftes.

e-Boekhouden.nl: gratis voor startende ondernemers

Als startende ondernemer heb je al genoeg kosten. Daarom is e-Boekhouden.nl de eerste 15 maanden van je onderneming helemaal gratis. Ben je dus net gestart met je bedrijf? Ga de eerste 15 maanden gratis boekhouden én factureren! Kijk op e-Boekhouden.nl/starters en meld je aan.