Zo, je hebt je klus geklaard, de klant is tevreden met je werk. Je verstuurt de factuur en wacht af. Maar oei, je wordt niet betaald. Je wacht nog een week. En nog een week. Maar de factuur is nog steeds niet betaald. Wat nu? Lees hier wat je kunt doen aan openstaande facturen.

1. Voorkomen!

We doen eerst een stapje terug. Want voordat je de factuur verstuurt kun je er al voor zorgen dat de kans dat een factuur betaald wordt zo groot mogelijk is. Hoe doe je dat?

Dit doe je allereerst door een goede factuur te maken. Een goede factuur is volledig en duidelijk.

Wat je sowieso in je factuur moet vermelden is:

• Jouw gegevens en die van je klant
• KvK én btw-nummer
• Datum
• Betalingstermijn
• Factuurnummer
• Wat er geleverd is of welk werk je hebt gedaan
• Bedrag en btw

Lees hier waar een volledige factuur aan moet voldoen.

Let op: Stuur de dag dat je werk af is, of dat je je product geleverd hebt, de factuur. Ga dus niet zitten wachten met factureren, maar doe het direct.

2. Betalingstermijn

Het is belangrijk dat je de betalingstermijn duidelijk op de factuur vermeld. Vaak wordt hier 30 dagen voor gebruikt, maar 14 dagen komt ook voor. Jouw klant weet dan binnen hoeveel dagen er betaald moet worden.

3. Algemene voorwaarden

Zorg dat je voordat je aan het werk begint jouw opdrachtgever je algemene voorwaarden hebt voorgelegd. Als je slim bent maak je een (simpel) contractje op met je opdrachtgever, waarin je duidelijk naar je algemene voorwaarden verwijst. De betalingstermijn zet je in je algemene voorwaarden.

4. Nog niet betaald? Meteen herinnering

Oké, je hebt overal aan gedacht. Maar nog steeds betaalt je klant niet. Wat nu? Stuur op de dag dat de betalingstermijn afloopt meteen een brief of e-mail dat de factuur nog niet betaald is. Dit is de eerste betalingsherinnering. Doe dit direct, wacht er dus niet mee. 

5. Bellen

Betaalt de klant nog niet? Bel ‘m dan op. Probeer het samen op te lossen. Zo krijg je misschien sneller je geld én hou je je klant tevreden. Maar leg wel duidelijk uit dat je het vervelend vindt dat je niet betaald wordt. En dat er dus zo snel mogelijk betaald moet worden. 

6. Aanmaning

Stuur 2 weken nadat je de eerste herinnering hebt verstuurd de tweede aanmaning. Vermeld ook duidelijk in deze brief dat als de klant nu nóg niet betaalt, je verdere stappen gaat ondernemen. Dit voelt misschien vervelend voor je, maar jíj bent hier de dupe van. Jij krijgt namelijk niet betaald voor jouw werk! Vergeet niet dat je al verschillende pogingen hebt gedaan, waaronder gebeld. Het ligt nu dus echt aan de klant dat je niet betaald krijgt. Je staat volledig in je recht dat je deze aanmaning stuurt.

7. Rente (bij bedrijven)

Het is vervelend als klanten niet betalen. Jij bent extra tijd kwijt, met brieven maken, bellen, checken of er nu eindelijk wel betaald is. Om deze tijd en kosten een beetje te compenseren mag je rente in rekening brengen bij klanten die niet op tijd betalen. Deze rente staat op 8,05% per jaar. Dit betekent dat na een jaar je 8,05% rente mag toevoegen aan je bedrag. Let op: dit is per jaar. Voor elke dag dat er niet betaald wordt mag je dus 1/365 bij het bedrag optellen. Om het iets duidelijker te maken, krijg je hier een voorbeeld:

Stel: de factuur is € 10.000,-. Op 1 juni heb je de factuur gestuurd en je betalingstermijn is 30 dagen. Op 1 juli is de factuur nog niet betaald. Vanaf dit moment mag jij rente gaan vragen.

Is op 31 juli nog niet betaald? Dan mag jij 31 : 365 x 8,05% van € 10.000,- (31 dagen van 365 dagen van het jaar, keer het rentepercentage) = € 68,37. Jij mag deze € 68,37 extra in rekening brengen.

Na een jaar mag je de volledige 8,05% over het bedrag rekenen. Je mag dan dus € 805,- als extra rente rekenen. Omdat de rente per jaar bepaald wordt, is het volledige bedrag dat je klant na een jaar moet betalen= 10.805,-. Daarna mag je je rente over dit bedrag berekenen. Dus 8,05% over € 10.805,-.

8. Rente bij particulieren

Let op: de rente van 8,05% mag je rekenen bij facturen die je naar bedrijven stuurt. Is de niet-betaalde factuur voor een particulier (consument)? Dan mag je 2% als rente gebruiken.

9. Incassobureau

Als je factuur na de tweede aanmaning nog niet betaald is, schakel dan een incassobureau in. Laat je klant weten dat je een incassobureau inschakelt. Misschien voelt het voor jou niet goed, maar zoals ik al eerder aangaf: jij wilt je geld toch? Je hebt er hard voor gewerkt en verdient het om gewoon netjes betaald te worden. Het is al erg genoeg dat het zo lang heeft moeten duren. Het incassobureau helpt je verder met het incassotraject.

Samengevat:

1. Zorg voor goede algemene voorwaarden, met duidelijke betalingstermijn.
2. Zorg dat je factuur volledig is.
3. Verstuur je factuur direct nadat je product of dienst geleverd is.
4. Is de betaaltermijn verlopen? Meteen eerste betalingsherinnering.
5. Bel een week na de eerste herinnering de klant op.
6. Twee weken na de eerste betalingsherinnering tweede herinnering (aanmaning).
7. Breng rente in rekening.
8. Schakel een incassobureau in.

Eenvoudig betalingen incasseren

Wist je dat er boekhoudprogramma’s zijn die je helpen bij het incasseren van openstaande facturen? Met e-Boekhouden.nl verstuur je eenvoudig je aanmaningen. Wordt er nog niet betaald? Dan biedt je de facturen gratis aan bij incassobureaus. Die gaan voor jou de betalingen regelen. Kijk voor meer informatie op de website van e-Boekhouden.nl.