Je hebt er vast ooit van gehoord. Time management. Het maken van lijsten. To-do-lijsten. Het indelen en verdelen van uren en minuten. In taken. En prioriteiten. Werkt het voor jou? Of heb je in drukke perioden aan het einde van de dag nog steeds het gevoel dat er geen einde lijkt te komen aan je to-do-list? En dat diezelfde lijst eerder lijkt te groeien dan te krimpen?

Dat zou zomaar eens kunnen komen, doordat je je to-do-lijst baseert op kloktijd en niet op mentale tijd. We denken bij het maken van een to-do-lijst vaak aan meetbare tijd. Maar tijd is niet alleen op die manier te definiëren. Tijd is meer dan dat. Tijd is namelijk vooral een ervaring. Een subjecte beleving. Naast kwantitatieve tijd is beleving de kwalitatieve tijd. En om resultaten te boeken met time management moet je werken in jouw subjectieve beleving in plaats je van je te richten op de wijzers van de klok.

En zo doe je dat:

1. Mentale tijdsbeleving

Waar denk je aan op een dag? Waar spelen je gedachtes zich af? Waar gaan ze over? Zijn het steeds dezelfde gedachtes? En hoeveel van die gedachtes worden omgezet naar resultaten? Maak een onderscheid tussen productieve en niet productieve gedachtes. Dat is moeilijk. Want je zal erachter komen dat je heel veel denkt. Dat veel gedachtes negatief zijn. En dat de meeste gedachtes niet omgezet kunnen worden in resultaten. Terwijl je dat juist wel wil. Voordat je met deze materie kan werken, moet je er eerst achter komen wat er zich in je hoofd afspeelt. Als je je gedachtes in kaart hebt gebracht, ga je aan de slag met gesprekken en acties die je onderneemt. Verdeel deze twee ook onder in productief en niet productief.

2. Afspraak

Maak in plaats van to-do-lijsten afspraken. Afspraken met jezelf. Plan een afspraak in voor het toelaten van gedachtes. En dan uiteraard het liefste voor productieve gedachtes. En tijdens die afspraak is er geen ruimte voor andere gesprekken, gedachtes of acties. Plan voor deze afspraken een begin- en een eindtijd. Dit keer wel in kloktijd.

3. Percentage

Je hebt nu inzicht in je mentale tijdsbeleving. Is het je al gelukt om deze beleving te verdelen in productief en niet productief? Misschien ben je een uitzondering, maar bij de meeste mensen is het zo dat de meeste gedachtes niet productief zijn. En dat moet je veranderen. Het fijne nieuws daaraan is dat je dit kan veranderen. Want in tegenstelling tot meetbare kloktijd, creëer je mentale tijd zelf. Makkelijk is het niet altijd. En het is onhaalbaar om 100% productief te zijn in je gedachtes, acties en gesprekken. Maar 50/50 is al een mooie verdeling.

4. Het begin van de dag

Je hebt vast je ochtendrituelen. Koffie of thee. Ontbijten. Het nieuws doornemen. Of iets anders. Behoud je ochtendritualen en ben vooral niet gehaast. Begin de dag rustig. Neem na je rituelen de tijd om afspraken met jezelf te maken. Waar wil je aan denken? Waar wil je mee bezig zijn? Koppel deze uitkomst aan kloktijd en baken de afspraken af.

5. De uitkomst

Denk voordat je begint met een afspraak, gedachte of actie aan de uitkomst. Niet aan de mogelijke uitkomsten (waar ongetwijfeld ook negatieve uitkomsten tussen zitten), maar de uitkomst die jij voor ogen hebt. Visualiseer. Een sterke houding aannemen werkt vruchten af.

6. Gestoord worden

Ga er maar vanuit dat je gestoord of onderbroken wordt. Meerdere keren per dag. Dat is niet erg, maar houd er wel rekening mee. Laat je niet storen tijdens je afspraken. Simpel weg door met een do-not-disturb of met een ander soort teken aan te geven dat je niet gestoord wil worden. Maar houd ruimte tussen je afgebakende afspraken voor dingen die tussendoor kunnen komen.

7. Instant Messaging Stop!

Geluidjes, trillingen en pop-ups van nieuwe berichten. Zoals e-mails en WhatsAppjes. Of telefoontjes. Zijn niet goed voor je. Je hoeft niet zo vaak afgeleid te worden. En verreweg de meeste berichten hebben ook geen absolute prioriteit. Beslis zelf wanneer je de berichten wil lezen en afluisteren. En bepaal zelf wanneer en of je ze beantwoordt. Maar laat je in ieder geval niet steeds afleiden. Bepaal wanneer en waar je aandacht naar uitgaat.

8. Ook op social media

De constante stroom van berichten op verschillende social media heb je niet nodig. Absoluut niet nodig. Het trekt je aandacht weg van productieve gedachtes. Het neemt je juist mee in stroom van niet productieve gedachtes. Het kan best zo zijn dat social media een belangrijk instrument is voor je bedrijf. Dan is het niet meer dan logisch dat je daar ook tijd in moet investeren. Maar net als bij punt 7 bepaal jij zelf wanneer en waar je aandacht naar uitgaat.

9. Je bent ook maar een mens

Je zal nooit 100% productief zijn. En gelukkig hoeft dat ook niet. Met gedrevenheid, motivatie, enthousiasme en de juiste handvatten kom je er wel. Geduld heb je ook nodig. Maar succesvol word je. Veel succes!