Is jouw inbox overvol? Hoe vaak check jij je mail? En kijk je alleen of antwoord je ook meteen? Ondervind je er misschien zelfs stress van? Een constante druk van al die berichten waarop nog gereageerd moet worden. Met onderstaande tips tem jij je inbox. Want jij bent de baas!

1. Meld je af van alle niet-relevante nieuwsbrieven

Zorg dat je inbox niet overvol raakt van berichten waar je niks aan hebt. Meld je daarom vandaag nog af van nieuwsbrieven die je niet eens leest. Of creëer een apart account voor nieuwsbrieven. Dan log je alleen maar in als jij behoefte hebt aan inbreng van nieuwsbrieven en word je niet tijdens je werkzaamheden gestoord door notificaties van binnenkomende nieuwsbrieven.

2. Baken mailtijd af

Laat je niet meer afleiden door binnenkomende mail en open je inbox alleen op door jouw ingestelde tijden. Kies bijvoorbeeld twee, maximaal drie tijdstippen per dag waarop je je inbox opent en baken vervolgens ook de tijd af die je besteedt aan het beantwoorden en categoriseren van mail. Beperk deze tijd tot maximaal 45 minuten. Op deze manier ga je efficiënter om met je e-mail en laat je je er niet meer door afleiden.

3. Houd het simpel

Mail op een manier zoals je zelf graag mails zou ontvangen. Kort en simpel. Met een duidelijke vraagstelling. En één vraag. Niet een reeks vragen. Maak duidelijk wat je wil, wanneer je het wil en wat je van de ontvanger verwacht. Zo maak je het de ontvanger makkelijk snel te reageren.

4. Er kan ook gebeld worden

Heb je meer dan één vraag, is het onderwerp waarover je iets wil vragen complex of wil je ergens over in discussie? Bel dan. Sommige dingen zijn nu eenmaal beter en makkelijker telefonisch te bespreken. Niet alles hoeft per mail te gaan.

5. Zet je onderwerp regel effectief in

De onderwerp regel is er niet voor niets. Zet hem in om de ontvanger direct te laten weten wat je van hem of haar verwacht. Plaats je directe verzoek om terug te bellen, bevestigen, te printen, in te plannen, tekenen van een document of wat dan ook in de onderwerpregel. De ontvanger weet dan meteen welke actie je verwacht en zal ook sneller tot actie overgaan.

6. Gebruik templates

Als ondernemer merk je misschien dat je om de zoveel tijd dezelfde vraag krijgt en je elke keer opnieuw een antwoord moet formuleren. Maak daarom voor de meest gestelde vragen sjablonen, zodat je niet steeds opnieuw de zelfde soort e-mail hoeft te schrijven. Of hoeft te zoeken in je verstuurde items.

7. Maak je eigen follow-up-systeem

Een (groot) aantal van je verstuurde berichten vereisen een follow-up. In plaats van je verzonden-items-map af te struinen naar deze berichten, kan je makkelijk een eigen follow-up systeem maken door jezelf in de BBC te zetten. Als de BBC mails in je inbox verschijnen, verplaats je ze naar de door jou aangemaakte map follow-ups.