Als ondernemer stuur je facturen naar je klanten en ontvang je facturen van je leveranciers. Je kunt dit proces van factureren sneller en gemakkelijker maken door met UBL-facturen te gaan werken.
Wat is UBL?
UBL betekent Universal Business Language en is een formaat voor digitale facturen. UBL-facturen zijn dus elektronische facturen (soms ook wel e-facturen genoemd). Je stuurt en ontvangt deze UBL-facturen dus via e-mail.
Veel boekhoud- en facturatiepakketten zijn geschikt voor UBL. Dit betekent dat bedrijven UBL-facturen kunnen sturen en ontvangen als ze werken met zo’n pakket.
Hoe werkt dat voor jou?
Je hebt gewerkt voor een klant en wil deze klant een factuur sturen. Je maakt je factuur in je boekhoud- of facturatieprogramma. Deze wordt dan vaak als pdf naar de klant gestuurd. Bij UBL wordt er naast de pdf ook een zogenaamd XML-bestandje meegestuurd. Als jouw klant ook met een programma werkt dat UBL herkent, wordt de factuur automatisch in de boekhouding gezet. Je klant hoeft dus niet heel de factuur over te typen in de administratie.
Facturen ontvangen
Andersom werkt het natuurlijk ook. Als jij iets koopt, of je huurt een bedrijf ergens voor in, en je ontvangt een factuur, kun je deze als UBL ontvangen. Je krijgt de factuur dan direct in je administratie. Je hoeft deze alleen even te checken. Klopt de factuur? Dan staat ie direct in je boekhouding. Je kunt met de meeste programma’s deze factuur ook meteen betalen. Dat scheelt je alles bij elkaar veel tijd.
Sneller factureren!
Vroeger moest je een papieren factuur sturen, anders was het niet geldig. Sinds 10 jaar mag je ook via e-mail je facturen sturen, dat scheelt papier en is natuurlijk een stuk sneller en makkelijker.
Ook als zzp’er is het handig om hiervan gebruik te maken. Steeds meer bedrijven, maar ook de overheid, maken gebruik van UBL-facturen. Zo hoef je niet je facturen over te typen, te kopiëren/plakken, of in te scannen. Je facturatieproces wordt zo een heel eind geautomatiseerd, zodat je niet meer zo veel tijd kwijt bent met je boekhouding.
UBL-factureren met een boekhoudpakket
Zoals gezegd heb je wel een boekhoud- of facturatiepakket nodig om te kunnen factureren met UBL. Je kunt een UBL-bestand namelijk niet zelf maken, in bijvoorbeeld Word of Excel. Wij adviseren het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl. Daarmee stuur en ontvang je heel handig facturen in UBL.
Voorkom een boete, doe btw-aangifte!
Wat betekent aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers?
Samenwerken met een boekhouder, ga jij voor de feestneus of de natte hond?
Boekhouder: te duur voor een zzp’er?
Excel als boekhoudprogramma, handig of niet?
